Políticas de tratamiento de datos

Políticas de tratamiento de datos CCG

La sociedad Cuberos Cortés Gutiérrez Abogados S.A.S (en adelante, “Cuberos Cortés Gutiérrez” o la “Firma”), domiciliada en Bogotá D.C. en la Carrera 12 No. 71 – 33, con correo electrónico info@admin-ajax.phpbogados.com y teléfono (57-1) 2102915, informa a los Titulares de los Datos Personales que sean tratados por la Firma, su política de tratamiento, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

El presente documento es de obligatorio y estricto cumplimiento para la Firma en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos. La presente Política de Tratamiento de Datos podrá ser consultada, en cualquier momento, por medio físico o electrónico, por cualquiera de los Titulares.

1. Definiciones

De conformidad con la normatividad vigente y con el propósito de facilitar el entendimiento del presente documento, se aplicarán las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Se trata del documento electrónico (o en cualquier otro formato) generado por el Responsable, que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  
  • Datos Públicos: Son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos Sensibles: Es toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación; por ejemplo, y sin limitarse a aquellos datos que revelen el origen racial o étnico del Titular, su orientación política, sus convicciones religiosas o filosóficas, su pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a su salud, su vida sexual y sus datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural, jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural, jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los mismos. 
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La Transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. Tratamiento y Finalidades 

Los Datos Personales tratados por la Firma se someterán estrictamente a las finalidades que se señalan a continuación: 

a. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma. 

b. Cumplir con los contratos de servicios celebrados con los clientes. 

c. Definir información de nuestros servicios que consideramos pueden ser de su interés. 

d. El control y la prevención del fraude y el lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT. 

e. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos de Trasmisión de Datos Personales, para fines comerciales, administrativos, operativos o de mercadeo. 

f. Procesar por medios electrónicos cualquier tipo de información relacionada con un cliente o un negocio particular con el fin de cumplir los servicios pertinentes. 

g. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales y que sean previamente informadas a los Titulares al momento de la recolección de los datos personales. 

La Firma hará el tratamiento de sus Datos Personales de carácter financiero solo cuando sea necesario para poder llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los servicios efectivamente prestados y para el envió de las facturas ya sea de forma electrónica o física.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 
  • Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. 
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la mencionada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 
  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Atención de peticiones al Oficial de Privacidad (actualizaciones, rectificaciones, supresión de la Información y revocación de la Autorización), consultas y reclamos en relación con el Tratamiento de la Información.

4. Área encargada de protección de datos 

La Firma ha designado a María Yolanda Moreno como responsables de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales. 

Los datos de contacto del área encargada son: 

 

5. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales 

Cualquier consulta o reclamo relacionado con el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares deberá ser enviada por correo electrónico. Cuberos Cortés Gutiérrez resolverá su petición dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que esta haya sido recibida. 

El consentimiento otorgado por el Titular podrá ser revocado en cualquier momento, mediante un aviso previo, escrito y firmado ante el área encargada, en la dirección electrónica antes citada, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

6. Seguridad de la información

Cuberos Cortés Gutiérrez ha implementado las medidas técnicas de seguridad, humanas y administrativas necesarias y a su alcance permitir la confidencialidad y prevenir la adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos que han sido recolectados y serán objeto de tratamiento de conformidad con la presente Política de Tratamiento de la Información. 

7. Vigencia

El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitarle a la Firma la supresión de sus Datos Personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos o Bases de Datos de la Firma.

El derecho de supresión no es absoluto, y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo, siempre que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de la Firma.

8. Modificaciones a las políticas de privacidad

 

El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

9. Vigencia

Esta política rige a partir del 1 de febrero del 2016. 

Los Datos Personales que sean tratados, permanecerán en nuestra Base de Datos, de acuerdo con el principio de temporalidad y necesidad establecido por la Corte Constitucional, es decir, durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política. 

 

10.Modificaciones a las políticas de privacidad

Cuberos Cortés Gutiérrez se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Tratamiento de la Información atendiendo la modificación, desarrollo y/o reglamentación de las normas vigentes sobre tratamiento de datos personales. Sin perjuicio de lo anterior, Cuberos Cortés Gutiérrez comunicará a sus clientes, proveedores y trabajadores a través de su página web, correo electrónico o cualquier otro medio, toda modificación que se efectué a la presente Política de Tratamiento de la Información.