Boletín Tributario y Corporativo No. 49
FACTURA ELECTRÓNICA

Boletín Tributario y Corporativo No. 49

En el año 2015, el Gobierno Nacional expidió la más reciente reglamentación sobre facturación electrónica, mediante la cual delegó en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la facultad para determinar el grupo de personas naturales o jurídicas obligadas a facturar electrónicamente. Como quiera que se trata de un tema de plena actualidad, y que muchas empresas pudiesen estar obligadas u optar por esta modalidad de facturación, presentamos a continuación un breve resumen de las generalidades, el procedimiento y el tratamiento de la factura electrónica como título valor.

Implementación de la factura electrónica

  1. Dicho Decreto establece que la factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, que operativamente funciona a través de sistemas computacionales y/o informáticos. Sirve como soporte de los ingresos/ costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre la renta para la equidad CREE y los impuestos descontables en el IVA.
  2. El Gobierno está impulsando la masificación del uso de las facturas electrónicas, con el fin de tener un mejor control frente a la evasión fiscal e incrementar la competitividad de las empresas colombianas a nivel internacional. Por lo anterior, las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, están reguladas en el Decreto 2242 de 2015.
  3. La implementación de la factura electrónica se irá dando progresivamente, razón por la cual no todos los que estén obligados a expedir factura o documento equivalente, están obligados a expedir factura electrónica. El artículo 1 del Decreto define el ámbito de aplicación del mismo, así:
    1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.
    2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
    3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o Decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.
  4. El proceso de transición inició este año mediante un plan piloto, con algunas empresas que se presentaron voluntariamente para ello. Posteriormente, la DIAN escogerá a las obligadas a facturar electrónicamente, situación que será dada a conocer a través de una resolución de carácter general y bajo determinados criterios, enunciados a continuación:
      i. Volumen de operaciones e ingresos
    1. ii. Patrimonio
      iii. Importancia en el recaudo
      iv. Nivel de riesgo
      v. Cumplimiento de obligaciones tributarias
      vi. Solicitantes de devoluciones
      vii. Zonas urbanas y/o rurales
  5. Se entiende que la factura electrónica es un documento equivalente a la factura de venta, siempre que cumpla con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, es decir, que incluya el NIT o razón social del vendedor, sistema de numeración consecutiva, fecha de expedición, descripción de los artículos vendidos o servicios prestados, valor total de la operación, la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas y el número de la resolución mediante la cual la DIAN autorizó o habilitó el rango de facturación.

Procedimiento (Decreto 2242 de 2015 y Resolución 000019 de 2016)

  1. Quienes facturen electrónicamente podrán hacerlo bien sea directamente o a través de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. Estos últimos deberán someterse a un procedimiento especial de habilitación ante la entidad.
  2. Para estos efectos, deberán registrarse en el Sistema Informático de Factura Electrónica.
  3. Mediante resolución motivada la DIAN definirá si quien factura electrónicamente está o no habilitado para hacerlo.
  4. Una vez se confiera la habilitación, quien facture electrónicamente deberá tramitar la autorización de numeración de manera virtual con el uso del mecanismo digital.
  5. La expedición de la factura electrónica debe efectuarse en el formato de generación XML establecido por la DIAN, con la numeración consecutiva autorizada por la entidad y deberá incluir la firma digital o electrónica como garantía de autenticidad.
  6. El ejemplar de la factura se entregará electrónicamente siempre que el adquirente del bien o servicio de manera obligatoria o voluntaria facture electrónicamente. Para quienes no facturen electrónicamente o no estén obligados a facturar, debe entregárseles la factura en formato impreso o digital (vía correo electrónico).
  7. Por regla general, quienes facturen de manera electrónica, están obligados a conservar el documento en este medio.
  8. Los ejemplares de las facturas electrónicas generadas deben suministrarse a la DIAN en las condiciones que la entidad señale.
  9. La DIAN operará el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica. En este deberán inscribirse quienes estén obligados o hayan optado voluntariamente por la facturación electrónica, dentro de los plazos que se establezcan para los efectos, debiendo mantener actualizada la información del catálogo.
  10. Una vez la DIAN establezca quienes están obligados a facturar electrónicamente, el régimen previsto en el Decreto 1929 de 2007 cesará sus efectos.

Factura electrónica como título valor (Decreto 1349 de 2016)

  1. La emisión de la factura electrónica debe cumplir con los requisitos del Decreto 2242 de 2015, mencionados anteriormente.
  2. El emisor debe poner a disposición del adquirente la factura en formato electrónico.
  3. La factura puede ser aceptada bien sea expresamente, por medio electrónico, o tácitamente, cuando al cabo de tres días hábiles el adquirente no hubiese reclamado contra la misma. En este último caso, para efectos del registro, el emisor deberá manifestar bajo gravedad de juramento que la aceptación fue tácita.
  4. Una vez aceptada, la factura deberá registrarse ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o los terceros autorizados para los efectos. El emisor deberá informar los datos del adquirente para que, en caso de endoso, se identifique al obligado al pago de la factura.
  5. La inscripción de la factura en el registro otorga el derecho de circulación al emisor o tenedor de la misma. Las limitaciones a la circulación deberán inscribirse en el registro.
  6. Para efectos del registro, deberá crearse una cuenta de usuario con los datos de identificación o de contacto del emisor o tenedor y de las personas que tengan facultades para representarlos.
  7. Las facturas electrónicas pueden negociarse a través de sistemas de negociación electrónica. En el registro se dejará constancia de que la factura se encuentra en negociación y no podrá hacerse ningún endoso sobre la misma.
  8. La negociación de la factura también puede efectuarse directamente, siempre que se realice el endoso electrónico correspondiente.
  9. Una vez el adquirente de la factura acredite el pago de la misma, se registrará el endoso en el registro. En caso de incumplimiento en el pago, el emisor podrá solicitar al registro que se expida un título de cobro, que tiene el carácter de título ejecutivo.
  10. En formulario anexo, debe especificarse la naturaleza del endoso y la responsabilidad. El endoso electrónico deberá notificarse al emisor o tenedor legítimo de la factura.

Cordialmente,

CUBEROS | CORTÉS | GUTIÉRREZ
Abogados
Departamento de derecho tributario y cambiario.