Boletín Laboral No. 43

Boletín Laboral No. 43

 

INFORMATIVO LABORAL

Suscripción de contratos de trabajo mediante firma electrónica

 

El pasado 05 de diciembre de 2018, el Ministerio del Trabajo emitió la Circular 0060 de 2018, referente a la suscripción de contratos de trabajo mediante firma electrónica en el marco del ordenamiento jurídico que rige la materia en cuestión y en la cual se invita a los trabajadores y empleadores a la utilización de dicha herramienta con base en las consideraciones que la misma Circular señala.

 

¿Qué motivó la expedición de la Circular 0060 de 2018?

 

El auge en el marco del comercio electrónico y el avance tecnológico es indiscutible, siendo un pilar de desarrollo en el presente siglo para la humanidad. Bajo este entendido, la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional ha recomendado a las diferentes naciones la promoción en el uso de las firmas electrónicas. Para el país, las relaciones laborales y la suscripción de los contratos de trabajo no deben ni pueden ser ajenas a dichas recomendaciones, por lo cual resulta importante tener en cuenta una serie de parámetros que permitan dilucidar el tema para su apropiado uso en el marco del ordenamiento jurídico que rige en el país.

 

LA FIRMA ELECTRÓNICA

 

¿En qué consiste la firma electrónica?

 

El artículo 2.2.2.47.1. del Decreto 1074 de 2015, en su numeral 3º, señala en qué consiste el concepto de firma electrónica. El precitado indica que una firma electrónica se refiere a los “diferentes métodos que permite identificar a una persona en relación con un mensaje de datos” siempre y cuando el mensaje de datos al que se refiere sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma atendidas las circunstancias del caso o en atención a cualquier acuerdo realizado.

El numeral señalado indica una lista no taxativa de métodos a utilizar donde se destacan, sin perjuicio de adicionales, códigos, contraseñas o claves criptográficas privadas.

 

¿Cuándo una firma ha de entenderse en relación con un mensaje de datos?

 

El artículo 7º de la Ley 527 de 1999 responde a la pregunta en cuestión, toda vez que señala los dos requisitos que, una vez satisfechos de manera copulativa, permiten entender la firma en relación con un mensaje de datos.

Así, los requisitos son (i) la utilización de un método que permita identificar al iniciador del mensaje de datos, demostrando que el contenido de la misma cuenta con su aprobación y (ii) que el método narrado en el primer requisito sea confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

El segundo requisito mencionado también se encuentra consagrado como tal en el artículo 2.2.2.47.3. del Decreto 1074 de 2015.

 

¿Qué alternativa ofrece la firma electrónica para su adecuada suscripción?

 

La normatividad vigente en Colombia consagra tres (3) alternativas para la debida suscripción de una firma electrónica, a saber, (i) Firma electrónica pactada mediante acuerdo; (ii) Firma electrónica generada mediante entidad de certificación; y, (iii) Firma digital.

El numeral 1º del artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 de 2015 define la primera alternativa mencionada, indicando que se trata del acuerdo de voluntades mediante el cual “se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuáles se ajustarán las partes para cualquier actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos”.

La segunda alternativa en cuestión consiste en aquella firma electrónica cuya generación de datos fue “facilitada u ofrecida por cualquier entidad de certificación”, siempre y cuando se encuentra la misma acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.

Por su parte, la tercera alternativa, es definida en el literal c) del artículo 2º de la Ley 527 de 1999 en donde señala que debe permitir determinar que el valor que emite la misma se ha obtenido de manera exclusiva con la clave de quien la suscribe y que el mensaje adicional no ha sufrido alteración alguna después de la suscripción de la firma.

 

¿Cuáles son los efectos jurídicos de la firma electrónica?

 

Si bien el artículo 2.2.2.47.5. del Decreto 1074 de 2015 tiene como título Efectos jurídicos de la firma electrónica, este remite al artículo 2.2.2.47.3. Así, los efectos jurídicos de la firma electrónica consagrados en la reglamentación son (i) que sea confiable para los fines con los cuales se comunicó el mensaje y (ii) que sea apropiada para los fines con los cuales se comunicó el mensaje.

 

¿Cuáles son los atributos jurídicos de una firma digital?

 

El parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999 consagra los atributos jurídicos que debe tener una firma digital para que tenga la misma fuerza y los mismos efectos que el uso de una firma manuscrita, siendo estos:

  1. Es la única persona que la usa.
  2. Es susceptible de ser verificada
  3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
  4. Está ligada a la información o mensaje.
  5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas.

Por su parte, el Código General del Proceso reconoce los mensajes de datos como una especie de documento y, por lo tanto, le es aplicable lo consagrado en el artículo 244 del ibídem en relación con la autenticidad del mencionado.

 

LA SUSCRIPCIÓN DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO

 

¿Bajo qué modalidades de firma se pueden suscribir los contratos de trabajo?

 

Los contratos de trabajo, conforme al ordenamiento jurídico colombiano, pueden ser verbales o escritos, salvo disposición expresa debida para su validez. Así, es completamente válido la suscripción de los mencionados a través de firma manuscrita y firma electrónica y firma digital, la cual, cumple el mismo objetivo que la manuscrita.

 

¿Cuáles son las pautas para suscribir un contrato de trabajo?

 

Las pautas para suscribir un contrato de trabajo son cuatro (4), a saber:

  1. Su suscripción se puede dar mediante firma manuscrita o mediante firma electrónica por cualquiera de las partes relativas a este, a saber, empleador o trabajador.
  2. Si la suscripción se da a través de la segunda modalidad, es decir, a través de firma electrónica, deberá observarse igualmente el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo.
  3. Si bien no es obligatorio, se considera conveniente que el contrato de trabajo incluya una serie de estipulaciones propias que involucre intercambio electrónico de datos.
  4. La suscripción del contrato de trabajo por medios electrónicos no debe tener costo alguno adicional para el trabajador que lo suscribe.

Esperamos que la anterior información sea de utilidad y en todo caso, estamos prestos a brindarles la asesoría que sea necesaria.