Boletín Laboral No. 40

Boletín Laboral No. 40

 

INFORMATIVO LABORAL

Regulación del Sistema de Afiliación Transaccional y Afiliados al Régimen Subsidiado

 

El pasado 1º de noviembre de 2018 se publicó en el Diario Oficial el Decreto No. 2058 de 2018 del Ministerio de Salud y Protección Social, por medio del cual se modifica el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 y el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. Lo anterior en relación al Sistema de Afiliación Transaccional y a los Afiliados al Régimen Subsidiado.

 

¿Qué motivó la expedición del Decreto 2058 de 2018?

El Ministerio de Salud y Protección Social expidió el Decreto 2058 de 2018, consideró que, dado el avance del proceso de implementación del Sistema de Afiliación Transaccional, se hace necesario incorporar de manera explícita el Sistema General de Riesgos Laborales con el fin de permitir su interoperación con los sistemas de información, entre otros, los relacionados con la protección social.

Adicionalmente, de acuerdo con circunstancias de debilidad manifiesta y vulnerabilidad, el Ministerio regula cuáles poblaciones son prioritarias para ser beneficiarias del Régimen Subsidiado.

Este informativo se dividirá en dos secciones. La primera, dirigida a explicar la regulación que hace el presente Decreto al Sistema de Afiliación Transaccional. La segunda, está dirigida a la modificación que se introduce a las disposiciones vigentes sobre los afiliados al régimen subsidiado.

 

Sistema de Afiliación Transaccional

 

¿Qué es el Sistema de Afiliación Transaccional?

Es un conjunto de procesos, procedimientos e instrumentos de orden técnico y administrativo, que dispone el Ministerio de Salud y Protección Social para registrar y consultar datos. Anterior al Decreto 2058 de 2018, el sistema estaba dirigido a consignar información del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Ahora, con la expedición del Decreto en cuestión, se adiciona lo relacionado a Riesgos Laborales.

 

¿Este sistema sustituye la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA?

No. El Sistema de Afiliación Transaccional podrá operar paralelamente con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA. A la consulta de éste también podrán acceder las entidades publicas y privadas responsables del recaudo y de la vigilancia y control del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Sistema General de Riesgos Laborales.

 

¿Cuáles son los elementos básicos del Sistema de Afiliación Transaccional?

 

  1. La información de referencia para la correcta identificación de los afiliados, la verificación de la población potencialmente beneficiaria de subsidios, la verificación de supervivencia, la identificación inicial del recién nacido y la relación de parentesco de este con la madre, el control de las afiliaciones colectivas, la integridad y consistencia de la información reportada por afiliados y aportantes; y toda aquella información que el Ministerio de Salud y Protección Social considere relevante para el cumplimiento de los objetivos definidos para la información de referencia.
  2. La información de referencia que permita controlar la multiafiliación al interior del Sistema General de Seguridad Social en Salud y en el Sistema General de Riesgos Laborales y entre estos y los regímenes Especiales y de Excepción.
  3. La información de referencia que permita validar los datos que se ingresen al Sistema.
  4. El registro oficial de todos los aportantes y afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Riesgos Laborales, su identificación, estado de pago de las cotizaciones y demás información que el Ministerio de Salud y Protección Social considere relevante.
  5. as de afiliación y novedades contenidas en las disposiciones vigentes que soportan las validaciones para el registro de la afiliación y las novedades y que permiten controlar la calidad de los datos y la integridad de la información.
  6. La plataforma tecnológica y de comunicaciones que soporte este Sistema.

 

¿Existe algún mecanismo para la identificación del afiliado y sus datos básicos?

Los datos básicos de identificación de los afiliados que se ingresen al Sistema de Afiliación Transaccional deberán coincidir con la información de referencia.

De esta manera, la identificación y datos básicos de los afiliados serán validados contra la información de referencia disponible, por medio de soportes documentales.

Si la información no es coincidente o no existe en la información de referencia, el Sistema dispondrá de los medios para la recepción, clasificación y recuperación de soportes digitales en aquellos casos en los que sea necesario aportar documentos o datos adicionales para acreditar la identificación, condición de beneficiarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, y los demás que se requieran.

El Sistema de Afiliación Transaccional, en lo que tiene que ver con el Sistema General de Seguridad Social en Salud, podrá validar la condición de beneficiario con base en las tablas de referencia de que disponga, caso en el cual no serán exigibles los soportes documentales. Cuando se alleguen soportes documentales para acreditar la condición de beneficiario. Las Entidades Promotras de Salud (EPS) y demás Empresas Obligadas a Compensar (EOC) serán responsables de validar esta condición.

 

¿Cómo opera el sistema de identificación de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Sistema General de Riesgos Laborales?

 En el Sistema de Afiliación Transaccional por cada afiliado existirá un único registro, con independencia de los documentos de identidad con los cuales se le asocie.

Para evitar el ingreso de identificaciones inexistentes o datos básicos errados, el Sistema contará con las validaciones correspondientes.

 

¿Qué documentación es necesaria si se quiere hacer una modificación de datos?

El soporte del acto administrativo o el acto proferido por la autoridad competente es requerido para realización la modificación correspondiente.

 

¿Las inconsistencias en los datos básicos afectan la prestación del servicio por parte de las EPS – y demás EOC – o ARL?

No. Éstas deberán adoptar medidas tendientes a evitar que los errores e inconsistencias en los datos básicos de identificación de los afiliados afecten la continuidad de la prestación de los servicios de salud y el reconocimiento de derechos a cargo de dichos sistemas.

 

¿Cómo opera la transición al Sistema de Afiliación Transaccional?

 

De forma gradual. En una etapa inicial, se realizará la verificación de datos básicos del afiliado.

Si el registro del afiliado no es coincidente con la información de referencia, el afiliado deberá actualizar sus datos básico a través del Sistema de Afiliación Transaccional.

Sin embargo, en cumplimiento de la ley anti trámites, el administrador del Sistema, sin necesidad de detener la actuación administrativa, podrá corregir los errores de citas, ortografía, mecanografía, aritmética o similares; salvo que sea necesario aclarar la utilización del idioma o de los resultados aritméticos. Se deberá informar al interesado sobre la respectiva corrección.

En todo caso, constituye obligación de los afiliados proveer las pruebas necesarias para su correcta identificación y validación en el Sistema de Afiliación Transaccional.

 

¿Qué ocurre con las personas que, a la fecha en la que empiece operar el Sistema de Afiliación Transaccional, se encuentren afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud?

Los afiliados que se encuentren incluidos en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), se considerarán registrados en el Sistema de Afiliación Transaccional e inscritos en la EPS o EOC en la que venían afiliados, siempre y cuando sus datos básicos se encuentren correctamente registrados y validados por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Si el documento de identidad no figura o no coincide con la información de referencia, tratándose de mayores de edad, no ingresarán a la Base de Datos de Afiliados del Sistema de Afiliación Transaccional. Ahora bien, para el caso de los menores de edad, el Ministerio de Salud y Protección Social definirá el plazo y los términos para su ingreso.

 

¿El término que requiera la validación puede afectar la continuidad de la prestación de los servicios?

No, en ningún caso. La EPS y demás EOC deberán adelantar las gestiones para la corrección en un plazo no mayor de un (1) mes al requerimiento que le formule el administrador del Sistema. Vencido dicho término sin que se hubieren validado los datos básicos del afiliado, se suspenderá́ el reconocimiento de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) hasta cuando se produzca la validación de estos afiliados.

 

Afiliados al Régimen Subsidiado

 

¿Quiénes son afiliados del régimen subsidiado a partir del Decreto 2958 de 2018?

Las personas que, sin tener las facultades para ser afiliados en el Régimen Contributivo o en el Régimen Especial o de excepción, cumplan las siguientes condiciones:

 

  1. Personas identificadas en los niveles I y 11 del Sisbén, o en el instrumento que modifique, de acuerdo con los puntos de corte que adopte el Ministerio de Salud y Protección Social.
  2. Personas identificadas en el nivel 111 del Sisbén o en el instrumento que lo modifique, y que a la vigencia de la Ley 1122 de 2007, se encontraban afiliados al Régimen Subsidiado.
  3. Personas que dejen de ser madres comunitarias o madres sustitutas y sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, en los términos de los artículos 164 de la Ley 1450 de 2011 y 111 de la Ley 1769 de 2015. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar elaborará el listado censal.

 

En este numeral, cuando varíe la situación socioeconómica de las personas beneficiarias y ello las haga potenciales afiliadas al Régimen Contributivo, así lo informará a la EPS respectiva, quien deberá reportar al lCBF lo pertinente para la actualización del listado censal.

 

  1. Población infantil a cargo del ICBF y aquella perteneciente al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El listado censal de beneficiarios será elaborado por dicho Instituto.
  2. Menores de edad desvinculados del conflicto armado. El listado censal de beneficiarios para la afiliación al Régimen Subsidiado de Salud de los menores de edad desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF, será elaborado por ese Instituto.
  3. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. El listado censal de beneficiarios de esta población será elaborado por las alcaldías municipales o distritales.
  4. Comunidades indígenas. La identificación y elaboración de los listados censales de la población indígena para la asignación de subsidios se efectuará de conformidad con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 691 de 2001 y las normas que la modifiquen.

 

No obstante, cuando las autoridades tradicionales y legítimas lo soliciten, podrá aplicarse la encuesta Sisbén, sin que ello limite su derecho al acceso a los servicios en salud.

 

Cuando la población beneficiaria identificada a través del listado censal no coincida con la población indígena certificada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), la autoridad municipal lo verificará y validará de manera conjunta con la autoridad tradicional para efectos del registro individual en la base de datos de beneficiarios y afiliados del Régimen Subsidiado de Salud.

 

  1. Población desmovilizada. El listado censal de beneficiarios para la afiliación al Régimen Subsidiado de Salud de las personas desmovilizadas y su núcleo familiar deberá ser elaborado por la Agencia para la Reincorporación y la Normalización o quien haga sus veces. Cuando el desmovilizado cabeza de familia fallezca, se mantendrá la afiliación de su núcleo familiar.
  2. Adultos mayores en centros de protección. Los adultos mayores de escasos recursos y en condición de abandono que se encuentren en centros de protección. El listado de beneficiarios será elaborado por las alcaldías municipales o distritales.
  3. Población Rom. El listado censal de beneficiarios para la afiliación al Régimen Subsidiado de Salud de la población Rom se realizará mediante un listado censal elaborado por la autoridad legítimamente constituida (SheroRom o portavoz de cada Kumpania) y reconocida ante la Dirección de Etnias del Ministerio del Interior. El listado deberá ser registrado y verificado por la alcaldía del municipio o distrito en donde se encuentren la Kumpania. No obstante, cuando las autoridades legítimas del pueblo Rom lo soliciten, podrá aplicarse la encuesta Sisbén.
  4. Personas incluidas en el Programa de Protección a Testigos. El listado censal de beneficiarios para la afiliación al Régimen Subsidiado de Salud de la población incluida en el Programa de Protección de Testigos será elaborado por la Fiscalía General de la Nación.
  5. Víctimas del conflicto armado de conformidad con lo señalado en la Ley 1448 de 2011 y que se encuentren en el Registro Único de Víctimas elaborado por la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
  6. Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal que no cumpla las condiciones para cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud e inimputables por trastorno mental en cumplimento de medida de seguridad. El listado censal de esta población será elaborado por las gobernaciones o las alcaldías distritales o municipales, según sea el caso.
  7. Población migrante colombiana repatriada o que ha retornado voluntariamente al país o han sido deportados o expulsados de la República Bolivariana de Venezuela y su núcleo familiar. El listado censal de esta población será elaborado por las alcaldías municipales o distritales.
  8. Población habitante de calle. El listado censal de esta población será elaborado por las alcaldías municipales o distritales.
  9. Los voluntarios acreditados y activos de la Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana y cuerpo de bomberos, así como su núcleo familiar, salvo que sean cotizantes o beneficiarios del Régimen Contributivo. El listado censal de esta población será elaborado por la entidad a la cual pertenezca el voluntario, que será la responsable de la información suministrada y de su acreditación como activo.
  10. Personas con discapacidad en centros de protección. Los adultos entre 18 y 60 años, en condición de discapacidad, de escasos recursos y en condición de abandono que se encuentren en centros de protección. El listado censal de esta población será elaborado por las gobernaciones o las alcaldías distritales o municipales.

 

¿Cuál es la solución jurídica si en una misma persona concurren las condiciones para pertener al Régimen Contributivo o Especial o de Excepción, y al Régimen Subsidiado?

Las condiciones de pertenencia al Régimen Contributivo o a un Régimen Especial o de Excepción prevalecen sobre las de pertenencia al Régimen Subsidiado, salvo lo dispuesto para la afiliación del recién nacido y las poblaciones de que tratan los numerales 4, 5 y 6 del presente artículo.

En este sentido, la persona deberá deberá registrarse e inscribirse a una EPS del Régimen Contributivo o afiliarse al Régimen Especial o de Excepción, según el caso.

 

¿Qué ocurre si una persona reúne los requisitos para pertenecer al Régimen Subsidiado y se rehúsa a afiliarse?

La entidad territorial procederá a inscribir a la persona, de oficio, en una EPS de las que operan en el municipio dentro de los cinco (5) primeros días del mes y le comunicará dicha inscripción. Sin embargo, la persona podrá, en ejercicio del derecho a la libre escogencia, trasladarse a la EPS de su elección dentro de los dos (2) meses siguientes, sin sujeción al período mínimo de permanencia.

 

¿Qué debe hacer una autoridad nacional o territorial si advierte que un afiliado al Régimen Subsidiado cumple las condiciones para pertenecer al Régimen Contributivo?

La autoridad deberá informar a la entidad territorial para que adelante las medidas tendientes a la terminación de la inscripción en la EPS.

La omisión de esta obligación por parte de las autoridades territoriales dará lugar a las acciones disciplinarias, administrativas, fiscales y penales a que hubiere lugar.

 

¿Desde qué fecha rige el Decreto 2058 de 2018?

Desde el primero (1º) de Noviembre de dos mil dieciocho (2018).

Estaremos atentos ante cualquier reglamentación adicional que se expida con el fin de complementar la presente información.

 

Cordialmente,